Portail mutualisé d’e-administration solære

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A l’heure de l’informatique en nuage, le GIP RECIA a pour objectif de proposer à ses membres un ensemble de services cohérents et innovants couvrant la chaine de dématérialisation dans sa globalité à travers un portail sécurisé et unifié, de manière à faciliter les usages et les échanges entre collectivités et les services de l’Etat.

Présentation de la plateforme
Par l’intermédiaire de cette plate-forme, il est possible depuis un accès unique de :

  • viser ou signer électroniquement des documents numériques présentés dans un i-parapheur ;
  • télétransmettre des documents à la Préfecture (délibérations, arretés réglementaires et individuels, documents budgétaires) ;
  • télétransmettre au comptable public dans un flux signé électroniquement les pieces comptables (bordereaux, titres, mandats) et les pièces justificatives (factures, payes, délibérations, pièces de passation et d’exécution de marchés publics) ;
  • envoyer des convocations aux élus en mettant tous les documents de séance à leur disposition.

Dans un second temps, la plate-forme proposera d’autres services dont rapidement un service d’archivage numérique pour garantir une valeur probante aux documents numériques conservés, et un service de gestion documentaire.

D’une manière générale et au regard de certains services sensibles, le contexte d’hébergement qui sera choisi devra fournir des garanties en termes de performance, de disponibilité, de sécurité et de réversibilité du service et des données.

formation Solaere WebDes formations initiales à l’utilisation de Solaere sont proposées par le GIP Recia. Elles permettent, l’espace d’une journée, de découvrir les fonctionnalités de la plateforme et d’utiliser les différents outils proposés.

Le GIP Recia s’appuie notamment sur le réseau des Espaces Publics Numériques pour proposer, à l’ensemble des utilisateurs, des formations au plus prêt de leurs communes.

Chaque collectivité bénéficie en permanence d’un environnement école, identique à son environnement de travail, qui permet à ses agents de s’exercer sans risquer de perturber le fonctionnement général.20160322_134340

Des tutoriels vidéo qui présentent l’utilisation de chaque outil sont également disponibles et complètent les documentations traditionnelles qui sont mises à disposition des utilisateurs.

Les services déjà disponibles

ACTESTélétransmission des actes au contrôle de légalité
Ce service permet de transmettre, en toute sécurité, et en mode dématérialisé, les actes réglementaires et budgétaires de votre collectivité ou de votre établissement public aux services de contrôle de légalité dont vous dépendez (préfecture de région, préfectures, sous-préfectures).
Les communes qui décident de télétransmettre tout ou partie des actes soumis au contrôle de légalité doivent signer une convention avec le Préfet du département, le GIP Recia les accompagne dans cette démarche.

 

THELIOSélétransmission des flux comptables et des pièces justificatives
Ce service permet l’envoi des bordereaux et des pièces justificatives et offre  l’accès à un tableau de suivi (statut de l’acte, accusé de réception…).
La transmission des flux comptables se fait manuellement par un formulaire de saisie sur la plateforme ou automatiquement lorsqu’un logiciel de gestion financière lui est connecté.

 

MAILSL’envoi d’e-mails certifiés
Le service permet de transmettre une correspondance électronique horodatée et enregistrée sur un serveur dédié. Son niveau d’authentification est alors important, lui donnant toute sa valeur. Le mail certifié sur internet est composée de plusieurs éléments :
– Le courriel signé qui permet de s’adresser directement et simplement au destinataire, il contient un lien internet qui permet d’accéder au serveur.
– Dès connexion au serveur, le correspondant prend connaissance du contenu du message et peut télécharger les éventuels fichiers joints dont la taille n’est pas limitée.
– L’expéditeur conserve la preuve de son envoi et les différentes étapes (lecture du mail et récupération du message) sont horodatées.

IPARAPHEURLe parapheur électronique
L’i-parapheur est un outil de validation et de circulation de documents : Il permet la circulation de documents et de flux métiers issus de n’importe quelle application, leur validation, leur signature électronique et leur archivage.
– Outil en ligne utilisable avec un simple navigateur web : un agent ou un élu peut accéder aux documents depuis tout ordinateur connecté à Internet.
– Outil simple qui ne permet pas de modifier un document, mais simplement de valider, refuser, annoter, ou signer.
– Pas de pertes de documents ou de documents égarés, possibilité de suivre le circuit du dossier.
– Possibilité d’alerte pour les documents qui restent bloqués, si un maillon de la chaîne ne répond pas à la demande

ELUSLe porte document nomade des élus
Par un formulaire de saisie dans l’outil i-deliBRE, l’agent habilité renseigne les informations de la convocation, ajoute les documents nécessaires à la séance et sélectionne les élus ou le groupe d’élus destinataires.
L’élu reçoit un mail de notification lui indiquant qu’il a reçu une convocation électronique.
En cliquant sur le lien présent dans le mail, il peut consulter les informations ainsi que les documents associés à la convocation, les annoter, directement depuis son ordinateur ou sa tablette.

 

MARCHESLe profil acheteur
Le profil d’acheteur autrement appelé « plateforme dématérialisée », est le site dématérialisé auquel l’acheteur public, pouvoir adjudicateur ou entité adjudicatrice, a recours pour ses achats.
La procédure dématérialisée a l’avantage de la rapidité attaché aux échanges par Internet, les documents dématérialisés relatifs au marché pourront plus aisément être stockés et archivés par le candidat. Mais, le plus grand avantage de la procédure dématérialisée est sans nul doute la transparence et la clarté qu’elle apporte à la passation du marché. Elle permet d’avoir une meilleure traçabilité des échanges entre candidats et acheteur public, de l’avancement de la procédure et de ses éventuels incidents. Le GIP Recia permet, à ses membres, d’utiliser la plateforme dématérialisée « LOCAL TRUST MPE » de la société ATEXO.

Informations & Contacts
Pour plus d’information : https://www.solaere.recia.fr

Raphaelle PRADINAT, Chargée de mission : 02.38.42.79.60 / raphaelle.pradinat@recia.fr
Christophe DUBREUIL, Responsable technique : 06.76.79.41.96 / christophe.dubreuil@recia.fr
Pascal VANHAELEN, Chef de projet : 02.38.42.79.66 / pascal.vanhaelen@recia.fr

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