Illustration avec la communauté de communes (CC) du Grand Chambord, membre du GIP depuis 2017 et qui bénéficie notamment de notre service numérique aux collectivités dédié à l’e-administration et à notre solution Solaere.
Cet EPCI du Loir-et-Cher, comptabilisant 21 000 habitants répartis sur 16 communes, a ainsi souhaité bénéficier de l’expertise des équipes du GIP RECIA pour optimiser la dématérialisation de ses processus, avec pour objectif de tendre vers une organisation efficace répondant aux obligations réglementaires imposées par l’État.
Se positionnant dans un rôle d’analyse et de conseil, les équipes du GIP RECIA ont accompagné la communauté de communes dans sa conduite du changement et son évolution des pratiques autour de deux axes : les usages et les infrastructures.
Une stratégie de déploiement des outils a été édifiée selon le rythme imposé par la collectivité, en cohérence avec les objectifs définis en interne mais en tenant compte également de ses spécificités territoriales.
La première étape du processus de dématérialisation a été le déploiement de le changement du Tiers de télétransmission des actes au contrôle de légalité, afin de basculer sur un outil ayant la capacité de gérer le cycle de vie des documents, de la signature à l’archivage. Une convention préfectorale, au périmètre élargi, permet ainsi à l’EPCI de procéder à un envoi dématérialisé des délibérations, des marchés publics, mais aussi des actes budgétaires, le tout au travers d’un système interopérable.
Puis, il s’est poursuivi avec l’optimisation de la chaine de comptable afin d’accélérer et améliorer la circulation des données entre l’entreprise, la collectivité et le Trésor public. Parmi les nombreux avantages de ce système : le raccourcissement des délais de paiement et la simplification des systèmes de récupération des factures en automatique et leur validation. Pour éviter toute rupture dans la chaine de dématérialisation comptable, la récupération automatique des bordereaux a été mise en place, permettant en 2 clics de les envoyer au parapheur électronique puis à la trésorerie.
Enfin, nous avons procédé au déploiement de l’application de convocation électronique des élus. Chaque élu communautaire a été doté d’une tablette embarquant entre autres IdelibRE, facilitant ainsi la réception et la consultation des convocations et des dossiers de séance.
Les bénéfices sont incontestables : automatisation et rapidité de traitement, sécurisation des données, optimisation de la transmission d’information.
La CC de Grand Chambord a confirmé son engagement dans la mutualisation en choisissant d’adhérer à notre offre de délégué à la protection des données mutualisé. Bénéficiant d’un délégué à la protection des données attitré et de l’expertise croisée de tout notre pôle d’accompagnement juridique, la communauté de communes est accompagnée pas à pas dans son processus de mise en conformité avec le Règlement général de la protection des données (RGPD).
Enfin, la réflexion sur les usages métiers de la dématérialisation ayant entraîné une analyse plus globale du système d’information de la collectivité, la communauté de communes a renouvelé sa confiance au GIP en souhaitant bénéficier de la direction mutualisée des systèmes informatiques (DSI), service proposé à nos membres depuis 2020.
L’expertise métier de nos équipes et leur maîtrise des enjeux techniques ont su répondre aux attentes de l’EPCI. Un travail d’audit, via un état des lieux de l’existant, a d’abord été mené pour définir les besoins de la collectivité. Le stockage de la donnée, l’accès Wifi, mais aussi le système de sauvegarde, la fourniture d’une messagerie ou encore la masterisation des tablettes des élus ont été autant de points essentiels à traiter pour construire un environnement de travail cohérent, efficace et sécurisé, au service de l’administration et de ses citoyens.
